In ogni azienda la parola riunione è causa di entusiasmi o di malumori.
Le riunioni possono essere improduttive, intempestive, troppo frequenti, ma in realtà possono rappresentare un potente strumento per garantire il successo.
Oggi molte riunioni non sono più in presenza e questo può essere motivo di maggior inefficienza, perché l’efficacia dell’intervento “fisico” delle persone è ancora per certi versi insostituibile.
Almeno fino a quando le riunioni in 3D non saranno possibili!
L’efficacia della riunione dipende da come viene preparata, gestita e condotta.
Regole e raccomandazioni
In molti hanno provato a stendere regole e raccomandazioni sia per chi conduce le riunioni sia per chi vi partecipa.
Noi abbiamo provato a riassumerle in questo breve articolo.
Evitiamo di dedicare un paragrafo al rispetto, all’educazione, all’empatia, alla disponibilità all’ascolto, perché le diamo per scontate: se ci si relaziona con arroganza, maleducazione, supponenza ed indifferenza non c’è regola “tecnica” che tenga.
Le riunioni come uno strumento di comunicazione.
Non è uno scherzo, ma per gestire al meglio una riunione ne serve una per condividerne e deciderne le regole di ingaggio.
Se “tutti” partecipano alla costruzione del regolamento delle riunioni, decidendo assieme quando si fanno, su che argomenti, quanto debbono durare e via dicendo, sarà più difficile che la riunione sia poi boicottata o mal utilizzata.
Per esempio, condividere che gli argomenti che riguardano solo alcune persone siano discussi in un altro momento, per evitare di far perdere tempo a chi non è coinvolto.
La riunione diventa così “selettiva” e non generalista.
Formazione
Tutti siamo convinti di saper stare o condurre una riunione per il solo fatto di averne fatte centinaia. L’esperienza aiuta, ma a volte aiuta a consolidare alcuni comportamenti non propri virtuosi.
Oggi è necessario anche conoscere gli strumenti migliori per fare riunioni on line. Ve ne sono decine e decine e ognuno ha pregi e difetti.
La parte emozionale
Partecipare ad una riunione genera conoscenza, ma anche emozioni positive o negative.
Sono fondamentali i gesti, i comportamenti, il tono di voce e le parole utilizzate, sia da parte di chi la riunione la conduce sia da parte di chi alla riunione vi partecipa come membro alla pari.
Se si generano stati d’animo o emozioni come il senso di appartenenza, la coesione, la serenità, la soddisfazione, allora l’effetto sulla sua produttività sarà esponenziale.
La gestione del tempo
Una delle variabili critiche di una riunione è la gestione del tempo.
- La puntualità
- La durata
- Le fasi
- Gli interventi (qualità e durata)
Meglio due riunioni corte che una lunga
Per gestire al meglio il tempo, l’ordine del giorno ha un ruolo chiave.
- Deve essere chiaro e conciso.
- Gli obiettivi da raggiungere con la riunione devono essere ben specificati.
- Deve arrivare ai partecipanti in tempo utile per correzioni, modifiche, integrazioni, per prepararsi e documentarsi.
- Vanno recepiti e gestiti anche i “commenti di corridoio”, che generano incertezza e tensione.
Ricevere il materiale o le informazioni prima della riunione permette a chi vi partecipa di giungere preparato e ciò oltre che far risparmiare tempo rende gli interventi più pertinenti e precisi. Non solo, ma permette anche di modificare per tempo l’ordine del giorno o il materiale, così da evitare che si perda tempo su argomenti inesatti.
Giungere preparati permette alla riunione di ottenere un livello di utilità nettamente superiore dell’improvvisazione. E quindi restituire un feedback positivo sulla sua validità.
Attribuire dei ruoli
Per pianificare e gestire una riunione e per monitorare l’andamento delle azioni in essa decise è necessario attribuirsi dei ruoli:
- Il Coordinatore
- Il segretario
- I Partecipanti
Il coordinatore organizza la riunione e la conduce. È possibile che non sia sempre la stessa persona, ma può ruotare in funzione degli argomenti, della decisione del gruppo, ecc.
Fa rispettare le regole, evita che il “parlatore” abbia sempre la meglio, che il “silenzioso” non si esprima mai, che il “simpaticone” continui a disturbare e a far perdere la concentrazione.
Il coordinatore deve fare in modo che il lavoro proceda ordinatamente e produttivamente, per questo prepara l’ordine del giorno, fa rispettare l’etica del dialogo, fa rispettare il tempo complessivo e i tempi di ciascuno, aiuta il gruppo a focalizzare l’attenzione sui punti prescelti e a far decidere, verifica la produttività e gratifica al momento giusto.
È il leader – anche se temporaneo – e deve avere abilità e attitudini da leader.
Ogni partecipante deve:
- arrivare puntuale all’incontro e preparato sul proprio argomento;
- rispettare i tempi che ha a disposizione;
- collaborare alla stesura dell’ordine del giorno;
- Limitare i suoi interventi ai tempi e agli obiettivi prefissati;
- Imparare la regola del silenzio;
- capire cosa si richiede a lui in quanto partecipante;
- ascoltare attivamente tutti;
- esprimere in modo aperto e chiaro il proprio dissenso;
- accettare il dissenso degli altri.
Il processo decisionale ed il dopo riunione
La riunione è costruttiva e verrà vista con fiducia solo se le azioni che ne derivano sono efficaci e si eviti di ritornare su un punto già discusso, se non per esigenze oggettive.
Al termine della riunione deve essere chiaro il classico Chi fa Cosa e Quando.
A pochi giorni dal termine dell’incontro, fate giungere, a tutti i partecipanti, una breve nota riassuntiva della riunione e delle decisioni prese, magari anche con l’espressione di emozioni positive e ringraziamenti. Se poi si usano piattaforme che facilitano il planning delle decisioni prese, tanto meglio.
È molto importante che sia chiaro l’aver assegnato delle responsabilità, delle azioni da eseguire entro certe scadenze, controllando che chi deve operare abbia le risorse per farlo.
Ciclicamente è consigliabile anche “manutenere e aggiornare” la riunione, chiedendo ai partecipanti se è il caso di modificare qualche regola o adottare nuovi strumenti.
