Per una Azienda affrontare questo tema vuol dire confrontarsi con un percorso fatto di potenziali trappole.
La prima trappola può arrivare dall’interno se la scelta viene orientata in assenza di una analisi lucida, precisa e pragmatica. Molte volte mi sono trovato di fronte ad una dichiarazione del tipo “il nostro gestionale non va bene è assolutamente da cambiare”, ma entrando nel merito trovavo spesso dei punti che indebolivano questa certezza, per esempio:
• non si era analizzato il vero bisogno
• si cercava di rincorrere le esperienze altrui -magari pensando ad un nome conosciuto della Software House (o permettetemi orami di parlare di System Integrator)-  oppure di guardare a cosa fatto dall’amico imprenditore; però di un altro settore, e magari non lavora per commessa e non gestisce il conto terzi cose che, invece, alla Azienda in questione servono
• non si era tenuto conto dell’impatto sulla organizzazione aziendale; anche nel migliore dei casi si deve destinare tempo e risorse per una buona implementazione e gestione in fase di start up.

Ma l’errore più grave è pensare che un nuovo gestionale “ti organizza”.

Un buono strumento può sostenere l’organizzazione, la può aiutare ma la tecnologia va introdotta dopo, o in contemporanea, all’adeguamento del modello gestionale. Quasi mai un nuovo applicativo gestionale è risolutivo di aspetti che riguardano il disallineamento organizzativo.

La scelta va fatta evitando di trascurare:
– le competenze tecniche del personale (e magari una user experience poco efficiente)
– la cultura aziendale del personale
– i punti di forza del modello gestionale. Se la mia Azienda è conosciuta per la grande reattività alle richieste dei clienti, che però realizzo in modo non strutturato, con decisioni estemporanee, sarebbe un grave errore scegliere un applicativo che mi obbliga a passaggi rigidi delle informazioni con tempi che mi fanno perdere questo fattore competitivo. Se i tempi della mia risposta/lavorazione sono di pochi minuti non dovrei orientarmi verso uno strumento che mi obbliga ad impostare delle distinte base che mi richiedono un tempo superiore a quello di produzione. Potrei scegliere questa strada se, nei vari passaggi successivi posso ereditare dati ed informazioni che mi portano benefici oppure potrei orientarmi verso una struttura del gestionale con percorsi che riducano i tempi di gestione delle informazioni essenziali.
Se quanto detto può essere molto chiaro per una PMI, ci sono anche i casi in cui aziende italiane vengono acquisite da società o gruppi esteri. In questi casi il percorso che conosco ha degli steps che partono da un primo allineamento di tipo strategico (quello che gli americani chiamano strategic vision) e di obiettivi (strategic aligment) e che tiene conto delle capabilities locali. Ma gli step successivi prevedono la inevitabile integrazione degli strumenti informativi, immaginate ora una PMI che passa da un applicativo “nostrano e friendly” con forti personalizzazioni che devono passare a SAP.
In questo caso non conta tanto l’analisi, la Proprietà di controllo americana ha già deciso, ma il percorso di competenze tecniche e cultura è fondamentale.